運用AI工具提升效率的辦公室自動化：5個步驟達成企業成本降低

2025-01-07
辦公室自動化與AI

什麼是OA（辦公室自動化）？

OA（辦公室自動化）指的是透過資訊科技與軟體工具，協助企業自動化日常辦公作業的系統與流程。這些工具通常涵蓋文書處理、電子郵件、行事曆管理、檔案儲存與共享、視訊會議以及內部通訊等功能，旨在提升工作效率與協作能力。OA系統的目標是減少紙本作業、簡化資訊流通，讓員工能更專注於高價值的決策與專案工作。

什麼是RPA（流程自動化）？

RPA（流程自動化機器人）是一種透過辦公室自動化軟體模擬人類執行重複性電腦作業的技術。這些機器人能自動執行如資料輸入、報表生成、系統整合與數據擷取等任務，無需人工介入。RPA適用於高頻率、標準化的流程，例如財務報表處理、人資資料管理與客服自動回應，能顯著降低人為錯誤並節省大量人力成本。

OA和RPA的比較與分辨

OA（Office Automation，辦公自動化）與RPA（Robotic Process Automation，機器人流程自動化）都是與辦公室自動化相關的技術概念，但應用範圍和功能有明顯差異。

OA 強調的是數位化辦公室的整體管理與協作自動化。
RPA 專注於透過機器人技術自動執行具規則性的重複流程。

兩者可以互補使用，或者RPA的應用是在OA之中，例如在 OA 系統內嵌入 RPA 工具，來自動化報表生成與數據處理，進一步提升企業的自動化程度。

OA（辦公自動化）

定義：OA 系統主要用於數位化與自動化日常辦公室作業，提高行政效率與資訊管理能力。

功能範疇：

文件管理與存儲（如雲端文件共享）
電子郵件與訊息傳遞
行事曆與行程安排
工作流程管理（如請假與報銷申請流程）
內部協作工具（如內部討論區）

目的：優化辦公室的資訊流通，提升協作效率，減少人工處理文件的時間。

常見工具：Microsoft Office 365、Google Workspace、ZOHO Office Suite。

RPA（機器人流程自動化）

定義：RPA 利用辦公室自動化軟體自動執行重複性、基於規則的業務流程，模擬人類操作電腦介面。

功能範疇：

自動輸入數據（如從電子表格自動錄入ERP系統）
自動生成報表與數據分析
自動化客戶服務回應（如聊天機器人）
整合多個系統間的資訊傳輸（如CRM與ERP同步數據）

目的：減少重複性人工操作，降低出錯風險，提高生產力，特別適用於處理大量資料的作業流程。

常見工具：UiPath、Automation Anywhere、Blue Prism。

主要差異比較

表格 1：OA 與 RPA 比較表格（適用場景）

場景	OA（辦公自動化）	RPA（機器人流程自動化）
文件管理	文檔歸檔與共享，實現集中式管理。	不適合文件管理，但可自動處理文件數據提取與錄入。
工作流審批	協調多部門的審批流程，簡化內部管理操作。	不適用於人員間的審批協作，但可處理審批系統的自動操作部分。
數據輸入與處理	適用於小規模人工輸入數據的統一管理。	適合處理大量重複性數據錄入，如財務報表數據、系統數據同步。
系統對接	無法直接進行系統對接，需依賴其他軟體進行集成。	能模擬人類操作完成跨系統數據對接。
企業流程優化	注重內部辦公環節的效率提升，如任務分配、日程安排。	可自動化繁瑣的業務流程，如財務核對、訂單處理、數據抓取。

表格 2：OA 與 RPA 比較表格（技術比較）

項目	OA（辦公自動化）	RPA（機器人流程自動化）
基礎技術	基於文件管理系統、流程管理系統、協作工具（如 ERP、CRM）。	基於軟體機器人，模擬人類操作界面行為，與應用程式進行交互。
靈活性	一般較固定，基於定義好的工作流程，需與特定工具或系統配合使用。	高靈活性，可適應不同業務流程，支援多系統、跨平臺操作。
實施難度	實施門檻低，主要依賴標準化軟體與使用者熟悉度。	需要對流程進行詳細分析與設計，涉及程式開發與配置。
處理對象	側重於人員協作與文件的自動化管理。	側重於數據、系統之間的自動化交互與業務流程處理。

辦公室自動化中的AI 工具是OA還是RPA？ChatGPT是OA還是RPA？

AI 工具與ChatGPT本質上與 OA（辦公自動化）和 RPA（機器人流程自動化）有關聯，但它們並非直接歸屬於這兩個範疇，而是更偏向於獨立的智能技術類別。

AI工具可以是辦公自動化的要素之一，而且在流程自動化中作為一個組件和功能來完成過去無法自動化的辦公室任務。結合 ChatGPT 與其他 AI 工具，OA 和 RPA 的功能不僅更智能，還能解決過去無法處理的非結構化任務，提供更高層次的工作自動化與智能化解決方案。這種整合將是企業數字化轉型的重要方向。

結合 ChatGPT 和 AI 工具後的新世代辦公室自動化 RPA

AI 工具

AI 工具（如 BigML、Hugging Face、Synthesia 等）屬於「人工智慧技術」，但可應用於 OA（辦公自動化）與 RPA（機器人流程自動化）兩種場景，具備多功能性。

在 OA 中的應用：

會議摘要自動生成（例如 Mem，透過 AI 進行筆記與重點提取）
智能客服與回應（例如 Chatbase，用於自動處理常見問題與回應查詢）
文件自動分類與內容提取（例如 Rossum，自動從文件中提取數據）
自動語音轉文字（例如 Hugging Face，將音訊轉為可編輯的文字記錄）

這些功能可提升辦公協作效率，因此屬於 OA 工具的一部分。

在 RPA 中的應用：

自動化文件審核（例如 Rossum，自動檢查發票或報價單的正確性）
數據分析與報表生成（例如 BigML，用於預測分析與自動生成數據報表）
自動化情感分析（例如 Hugging Face，自動篩選投訴郵件中的負面情緒）

這些 AI 工具若與 RPA 平台/辦公室自動化軟體（如 UiPath 或 Automation Anywhere）整合，可用於自動化複雜的業務流程，歸類為 RPA 工具的一部分。

延伸閱讀：10個使用ChatGPT的工作應用，包含了撰寫專業 Email、協助創業初期提供策略建議、成為工程師的程式開發夥伴，或解讀數據報告並提出建議。處理多語言翻譯、生成培訓材料、輔助客服快速獲取技術知識，協助搜尋資訊、整理報告，自動化行政任務和優化 Excel 操作等。

結合 ChatGPT 和 AI 工具後的效益

1. 提升智能化與人性化

通過 ChatGPT 提升 RPA 對非結構化數據的處理能力，尤其是在客服場景中，實現人性化對話。
OA 中結合 ChatGPT 為員工提供類似助手的即時支持，例如寫作建議、會議準備。

2. 節省人力與時間成本

ChatGPT 和 RPA 結合，可以實現從前端溝通到後端執行的全流程自動化。
例子：客服系統中，ChatGPT 負責與客戶溝通，RPA 自動執行退款、查詢或訂單更新。

3. 增強業務適應性

ChatGPT 增強 RPA 處理自然語言的能力，使其不再局限於固定規則，可以適應更多動態場景。
AI 工具的多樣性（如圖像處理、語音識別）使 OA 和 RPA 系統更全面。

具體應用案例

HR 招聘自動化：

ChatGPT 撰寫個性化的求職者郵件。
RPA 自動篩選履歷，安排面試時間。

客服與票務管理：

ChatGPT 回答客戶查詢，並將結果交給 RPA 更新訂單或生成票據。

財務報表處理：

RPA 提取數據生成報表，ChatGPT 概述報表內容並撰寫簡報。

跨系統操作：

RPA 執行數據從一個系統到另一個系統的轉移。
ChatGPT 撰寫操作日志或解釋流程細節。

傳統 RPA 與 RPA + AI的比較

比較項目	傳統 RPA	RPA + AI
處理範圍	結構化數據與規則性流程	結構化與非結構化數據，規則性與非規則性流程
智能程度	基於固定規則執行自動化	結合機器學習與自然語言處理，可自行學習與優化
適用場景	重複性高、流程固定的任務	需要判斷力、語言理解或圖像識別的任務
數據處理能力	只能處理結構化數據，如表格與資料庫	能處理文字、圖像、語音等非結構化數據
設計與維護	流程變動時需手動重新設計與調整	具備自適應能力，可自動調整部分流程
決策能力	無法進行決策判斷	可輔助決策，依據歷史數據與規則建議行動
自動化程度	部分自動化 (僅執行既定流程)	更全面的自動化，能處理複雜任務與例外情況
成本效益	初期成本較低，但維護成本較高	初期成本較高，但長期效益更高
技術依賴	依賴明確的程式規則與腳本	依賴 AI 模型與數據訓練
轉型潛力	基礎自動化工具	進階數位轉型工具，推動更全面的自動化與智能化

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新時代的RPA，AI 辦公室自動化、流程自動化

AI 工具在流程自動化中作為組件和功能，能解決過去 RPA（流程自動化機器人）無法處理的辦公室任務，主要因其具備更高的智能處理能力，能處理非結構化數據與複雜決策需求。

1. 文件與數據識別

光學字符辨識 (OCR)：例如 ABBYY FlexiCapture 和 Adobe Sensei，可自動識別掃描文件中的文字和表格，並將其轉換為可編輯數據。
自然語言處理 (NLP)：如 Google Cloud Natural Language 和 OpenAI，用於理解與分析文件中的非結構化文本，如合約審查、自動分類文件等。

2. 自動化決策與推理

AI 驅動的決策引擎：如 IBM Watson Decision Manager，用於基於歷史數據與規則的自動化決策，例如貸款審核與風險評估。
預測分析：如 DataRobot，可用於根據歷史數據預測市場需求、客戶行為等，並自動觸發相應流程。

3. 智能數據處理與清理

自動化數據清理與標準化：如 Trifacta，用於自動偵測並修正數據中的錯誤與異常值。
數據提取與結構化：如 Alteryx，用於自動將非結構化數據轉換為可用於分析的格式。

4. 智慧客服與用戶互動

聊天機器人：如 UiPath Chatbot Connector 和 Drift，能自動處理客戶查詢，並根據情境觸發後續的 RPA 流程。
語音識別：如 Google Speech-to-Text，可用於自動處理語音留言轉文字並觸發後續處理。

5. 流程優化與學習

流程挖掘 (Process Mining)：如 Celonis，用於分析與優化業務流程，並建議哪些環節可自動化或改進。
自我學習型 RPA：如 Automation Anywhere IQ Bot，結合 AI 與 RPA，能逐步學習並自動化更多原本無法自動處理的流程。

6. 圖像與媒體處理

AI 圖像辨識：如 Microsoft Azure Computer Vision，可自動識別圖像中的內容，如表單中的簽名確認與圖表分析。
自動化影片處理：如 Peltarion，用於自動化分析影片內容並生成報告。

AI 流程自動化的重要性

改善客戶體驗

RPA 技術能自動化客戶服務相關流程，如自動回應常見問題、處理客訴與資料查詢，大幅提升服務速度與準確性。這種自動化不僅提高了客戶滿意度，也能強化企業的品牌形象與服務品質，最終促進更穩定的客戶關係。

提升 IT 效率

在 IT 管理方面，RPA 對於自動化舊系統與繁瑣流程尤為有效。它可用於自動化資料遷移、系統更新與例行維護等作業，降低 IT 部門的手動負擔，同時提升系統穩定性與反應速度。透過優化 IT 流程，企業能更靈活地應對技術挑戰並提高整體營運可靠性。

增強營運效率

營運效率的提升是 RPA 最直接的優勢之一。透過自動執行重複性高的作業（如資料輸入、報表生成與庫存管理），RPA 能顯著縮短處理時間並降低錯誤率。這種自動化不僅有助於提升生產力，也讓企業能更專注於高價值的業務發展與創新。

企業哪些部門可以使用 RPA或AI 流程自動化？

部門	RPA 自動化範圍	優勢
財務和會計	自動化財務報表生成、應收應付帳款管理、稅務申報、發票處理	提高數據準確性，減少人為錯誤，加速財務結算
人力資源和管理	自動化薪資計算、員工入職與離職管理、考勤管理、培訓紀錄更新	簡化行政流程，提升人力資源管理效率，減少手動作業
營運和生產	自動化生產報告生成、庫存管理、訂單處理、生產排程優化	提高生產力，減少重複性作業，優化供應鏈管理
客戶服務和支援	自動化客戶查詢回應、投訴處理、服務回饋收集、自動化 FAQ 管理	提升客戶滿意度，縮短回應時間，強化客戶體驗
銷售與行銷	自動化潛在客戶篩選、報價單生成、行銷活動數據分析、自動化電郵行銷	提高銷售轉換率，縮短銷售週期，提升行銷效果
採購與供應鏈管理	自動化採購訂單處理、供應商評估、付款管理、物流追蹤	加速採購流程，減少延誤，提升供應鏈透明度
IT 和技術支持	自動化系統監控、軟體更新、用戶權限管理、技術支援票務處理	提高 IT 部門工作效率，縮短系統維護時間
法務與合規	自動化合約審查、法規遵循檢查、合規報告生成、稽核數據整理	確保合規性，減少違規風險，提高文件審核效率
研發與產品管理	自動化測試報告生成、數據收集與分析、專案進度監控、自動化專利檢索	提高研發效率，減少手動測試錯誤，優化產品開發流程

IPA 智慧流程自動化

智慧流程自動化的概念與應用

智慧流程自動化（Intelligent Process Automation, IPA）是透過結合人工智慧（AI）與機器人流程自動化（RPA）技術，讓企業能自動執行各種複雜且重複性的業務流程。這種辦公室自動化軟體技術不僅限於基礎的流程自動化，還能處理需要判斷與數據分析的作業，如自動分類電子郵件、審核財務報表或處理客訴資訊。

企業導入智慧流程自動化後，可以更快速地完成例行作業、減少人為錯誤並提高營運效率。此外，它也能釋放人力資源，讓員工專注於更具創造力與策略性的任務，有助於提升整體生產力與競爭力。

5個步驟將 AI 導入 RPA：步驟指南

步驟1：評估流程自動化的需求

與部門員工溝通，了解與盤點所有工作流程，找出哪些作業流程需要自動化，特別是重複性高但涉及非結構化數據的任務。
分析現有 RPA 無法處理的部分，例如文件識別、語音處理或自動化決策需求。
確認哪些環節需要 AI 支援，如 NLP（自然語言處理）、OCR（光學字符識別）或機器學習模型。

步驟2：選擇合適的 RPA 與 AI 工具

選擇 RPA 平台：選擇支援 AI 整合的 RPA 工具，如 UiPath、Automation Anywhere、Blue Prism、make.com。
選擇 AI 模組：依據需求選擇 AI 工具，如：
- OCR 工具：ABBYY FlexiCapture、Google Vision AI
- NLP 工具：OpenAI、Google Natural Language API
- 預測分析工具：DataRobot、IBM Watson AI
確保 RPA 工具與 AI 工具可無縫整合（如 API ）。

步驟3：設計自動化流程與系統整合

定義需要自動化的完整工作流程圖，包含 AI 與 RPA 的分工點。
規劃資料流：如 AI 處理文件辨識後將結果傳送至 RPA 進行下一步處理。
設定觸發條件：確定 AI 介入的條件，如偵測到非結構化數據時自動啟用 OCR 工具。
智慧流程自動化需要與現有的 ERP、CRM 等系統整合，確保自動化流程能無縫讀取與更新資料。同時，數據管理策略也應確保資料安全與合規性。

步驟4：執行與監控 RPA 專案

部署測試：先在小範圍內測試 RPA 與 AI 的整合效果，驗證自動化準確性。
監控與調整：持續監控執行結果，針對錯誤率高或效能低的環節進行優化，如調整 AI 模型參數或改良 RPA 流程邏輯。
建立反饋機制：透過機器學習技術，讓 AI 模型根據實際運作數據進行持續優化。

步驟5：持續優化與擴展

收集自動化數據，進一步優化 AI 模型與 RPA 流程設計。
擴展應用範圍，如從財務自動化擴展到人資管理或客服作業。
定期審查自動化成效，與部門溝通確保系統符合業務目標。

使用AI RPA平台作為辦公室自動化軟體串接AI，將工作流程自動化

在當今快速變化的商業環境中，企業和個人都在尋找方法來提高工作效率和自動化工作流程。例如，Make.com 就是一個強大的平台與新時代辦公室自動化軟體，通過整合各種 AI 工具，幫助用戶簡化操作並提升生產力。

戰國策AI流程自動化與AI辦公室自動化：實際應用

智慧型語音記錄幫手

這是一款利用 AI 語音辨識技術的智能工具，專門用於自動生成會議記錄與逐字稿。它能獨立辨識不同人聲，精準轉錄語音內容，適合用於商務會議、記者採訪、專訪以及課程筆記。透過深度學習模型，該工具具備多聲辨識與語境理解能力，不僅能辨識發言者，還能自動將內容分類與摘要化。舉例來說，在一場多人參與的訪談中，系統能自動標記發言者，並以時間軸的方式呈現對話內容。

應用亮點：

多聲道辨識：可區分不同講者聲音，適用於大型會議與研討會。
自動生成逐字稿：減少人工紀錄負擔，提高資訊保存的準確性。
AI 語意分析：可依據語境自動生成重點摘要與要點整理。

這套系統適合媒體工作者、學術研究者與企業內部使用，能有效減少手動紀錄的時間成本並提高資訊準確性。

智慧助理行事曆預約系統 (Agent)

這套 AI 驅動的行事曆預約系統透過 LINE 官方帳號 (OA) 與 Dify AI 平台的整合，實現了高度自動化的預約管理。其核心是 AI Agent（智能助理），專門用於自動安排會議與管理行程。使用者可直接透過 LINE 與 AI 助理對話，查詢可用時間、進行預約與修改時段。系統會即時檢查行事曆並提供回饋，減少了傳統人工確認的繁瑣步驟。

功能特色：

AI 時間管理：自動檢查管理者的日程表並回報可用時段。
自然語言處理 (NLP)：使用者可以用自然語言與系統溝通，如「我想約下週三下午兩點」。
自動提醒與通知：系統會在會議前自動發送提醒，減少遺忘風險。
多平台整合：可與 Google 日曆、Outlook 等主流行事曆同步。

這套系統特別適合需要大量會議安排的中小企業與個人工作者，能顯著減少人工處理預約的時間與錯誤。

全能自動圖文助手 – 圖像辨識與文案生成工具

全能自動圖文助手是一款結合 AI 圖像辨識與自然語言生成 (NLG) 技術的多功能內容創作工具，專為使用 LINE@ 的商家與內容創作者設計。使用者可透過此工具完成圖像分析、文章撰寫以及社群貼文文案生成等多項任務。

當使用者上傳一張圖片（如產品照片），系統會自動辨識圖像中的元素，並根據辨識結果生成對應的產品描述或貼文範本。此工具也能根據使用者輸入的關鍵字自動撰寫 SEO 優化的行銷文案。

功能亮點：

AI 圖像辨識：自動偵測並分析圖像內容，適用於產品標籤生成。
自動文案生成：能生成多種格式的文案，如產品描述、促銷貼文與部落格摘要。
多語言支援：內建翻譯模型，支援中英日多語切換。
一鍵發佈：直接整合 LINE@ 與其他社群平台，一鍵完成貼文發布。

這款工具適用於電商業者、部落客與行銷團隊，能大幅提升內容創作的效率與一致性。

新聞媒體編輯室 AI 自動化

某知名媒體平台利用 AI 自動化技術重新設計了其新聞內容生產流程，以提升報導的即時性與品質。他們的編輯室引入了自動新聞抓取與生成技術，透過自然語言處理技術 (NLP) 分析熱門話題，並自動撰寫初步的新聞草稿。

當重大新聞事件發生時，AI 系統會即時從多個新聞來源（如國際通訊社與社群媒體）自動抓取相關資訊，進行交叉比對與情感分析，以確保內容的準確性與中立性。初步生成的新聞稿會直接發送給編輯團隊進行審查與細化。

技術優勢：

AI 自動抓取：從多個新聞來源自動提取資訊。
語意理解與情感分析：自動過濾假消息並評估內容的可信度。
內容自動生成：可根據事件自動生成不同角度的新聞稿。
自動分類與標籤：根據內容自動分配到不同的新聞分類，提升搜尋引擎可見度。

這項技術適用於大型媒體平台，能有效提升內容生產效率，同時維持新聞的專業性與即時性。

延伸閱讀：《五大方式提升工作效率：最佳 AI 工作應用推薦（含實際應用案例）》

結論

整體來看，結合 ChatGPT 與其他 AI 工具，使得 OA（辦公自動化）與 RPA（機器流程自動化）的功能更加智能化，不僅能處理結構化任務，還能有效應對過去難以自動化的非結構化任務，實現更高層次的自動化與智能化工作流程。這種技術整合，將成為企業數位轉型的重要發展方向，有助於提升營運效率與決策品質，推動組織向更靈活且高效的未來邁進。

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